Cách lên lịch họp qua nhiều múi giờ

1. Tìm khoảng thời gian trùng nhau

Thêm quốc gia và các khung giờ rảnh của từng người vào International Meeting Planner. Công cụ sẽ tìm khoảng thời gian trùng nhau và hiển thị giờ phù hợp nhất theo giờ địa phương của mọi người.

2. Đảm bảo công bằng

Nếu không có khoảng trùng nào phù hợp, hãy luân phiên các khung giờ sớm và muộn. Nếu không, cùng một nhóm người sẽ luôn phải chịu thiệt.

3. Ghi giờ thật rõ ràng

• Ghi kèm múi giờ, ví dụ: “3 PM UTC”.
• Tránh các nhãn mơ hồ. “EST” thường được dùng vào mùa hè, khi New York thực ra đang dùng EDT.
• Gửi lời mời lịch, vì lịch sẽ tự điều chỉnh theo múi giờ của từng người.

4. Lưu ý thời điểm đổi giờ

Mỗi khu vực đổi giờ vào những ngày khác nhau, nên một cuộc họp định kỳ có thể bị lệch một tiếng đối với một số người. Hãy kiểm tra ngày bằng Daylight Saving Time Converter, hoặc đọc giờ mùa hè ảnh hưởng đến múi giờ như thế nào.

5. Hỏi xem có thật sự cần họp không

Nếu các múi giờ cách nhau xa, một bản cập nhật bằng văn bản hoặc video ngắn có thể thay thế cuộc họp và giúp ai đó khỏi phải thức khuya.